Потсимпозиумное

Это была вторая конференция, в организации которой я принимал активное участие. Подобная конференция была у нас десять лет назад, но там я если и играл какую-то роль, то безымянного «тыбика» на побегушках.  Три года спустя, в 2008 году у нас был съезд Российского ботанического общества. Вот тут уже на меня бухнулось бремя ответственности: четыре сотни участников, десять гостиниц, раскиданных по всему городу, четыре площадки. Как никогда стало ясно, что город для подобных мероприятий не приспособлен. Я тогда отвечал за транспорт, мне надо было связать эти самые десять гостиниц с четырьмя залами двумя автобусами и одной «газелью». Надо ли говорить, что та конференция далась мне с преогромным трудом. Когда всё закончилось, я, вместо спецбанкета оргкомитета, пошёл домой, бухнулся на диван и проспал семнадцать часов.

Но на сей раз мне далось малой кровью, хотя теперь я был в самом центре организации. То ли потому, что моя работа была распределена более равномерно по времени, то ли от того, что эта конференция была просто меньше, а то ли потому, что работа мне была по душе.

А дел надо было сделать тысячу и одно. Надо было написать три информационных письма, каждое – на русском и английском языке. Надо было держать в курсе более сотни человек (пускай и доехало до конференции чуть больше 90), с которых надо было собрать регистрационные данные, затем тезисы их докладов, которые потом надо было собрать в книгу и сдать их в печать. Ещё с каждого участника надо было собрать оргвзносы, которые составили основу казны симпозиума.

Надо было наделать всякой мишуры типа специальных блокнотиков, бейджиков, сертификатов участника и пакетиков, куда всё это добро складывалось. Для экскурсии надо было подготовить специальный путеводитель с картинками. Надо было подготовить и саму экскурсию, в частности, прорубить подходы на болота, чтобы туда было удобно проходить с дороги, а также заказать автобусы и позаботиться об обеде экскурсантов.

Надо было заказать кофе-брейки с выпечкой и конфетами, а также найти место для банкета. Иностранным участникам надо было оформить приглашения для виз, для чего надо было собирать их паспортные данные.

Надо было подготовить зал (точнее, два зала, поскольку в один из дней заседания шли параллельно по секциям в двух местах), договориться насчёт параллельного перевода и собрать всю технику.

Надо было составить программу, которую предварительно разослать по участникам, потом учесть все «не могу» и «не хочу», перекроить её наполовину, и итоговый результат сдать в типографию тоже.

И хотя расселением по гостиницам мы на сей раз не занимались, но некоторых участников надо было встретить с поезда, ибо в симпозиуме принимало участие энное количество профессоров разного возраста, вплоть до самого почтенного.

Ну, без косяков, конечно, не обошлось. Так  один доклад, поставленный на последний день, мы просто потеряли, и потерю обнаружили через час после того, как программа была сдана в печать. Пришлось утешать бедного докладчика и ставить ему речь «дополнительно». Или к красивому цветному путеводителю экскурсии у нас прилагался вкладыш на русском языке. Уже после экскурсии оказалось, что у вкладыша в типографии перепутали страницы: после второй шла пятая, потом шестая, третья и т.д.

Но в целом, это была славная охота. И если бы кто-то предложил провести ещё симпозиум через год, я бы с удовольствием согласился.

А та самая эмблема симпозиума, которую я нарисовал по наитию в марте, в итоге стала эмблемой нашей лаборатории. Ибо не только я счёл, что эмблема получилась удачной, и сдавать её в утиль просто так стало жалко. Вот.